04 | February | 2019 | Zulfikar Nurrohman

KONSEP SISTEM

Apa yang dimaksud dengan sistem (system)? Secara umum, Pengertian Sistem adalah suatu kesatuan, baik obyek nyata atau abstrak yang terdiri dari berbagai komponen atau unsur yang saling berkaitan, saling tergantung, saling mendukung, dan secara keseluruhan bersatu dalam satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu secara efektif dan efisien.

Sistem dapat merupakan sesuatu yang abstrak maupun yang berwujud. Terdapat beberapa pendapat para ahli mengenai pengertian sistem. Menurut Gordon B. Davis (1984) Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. Sedangkan menurut Raymond Mcleod (2001) Sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang saling berkaitan sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh dan terpadu. Menurut Suartini Bambang sistem adalah Kesatuan yang terdiri dari elemen-elemen yang berkaitan untuk berinteraksi satu sama lain dalam rangka menciptakan hasil atau tujuan tertentu.

Ada dua pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu:

pendekatan yang menekankan pada prosedur

Dalam pendekatan prosedur, Sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan satu sama lain untuk melakukan kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Prosedur itu sendiri adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan, dan bagaimana (how) mengerjakannya. (FitzGerald, dalam Jogiyanto 2005).

pendekatan yang menekankan pada elemen dan atau komponen sistem

Dalam pendekatan elemen, Sistem didefinisikan sebagai sekumpulan elemen yang saling berinteraksi satu dengan yang lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu (Cushing, Davis, Murdick, Fuller, Ross, etc). Pendekatan ini sifatnya lebih luas dan lebih banyak diterima oleh berbagai kalangan.

TUJUAN SISTEM

Suatu sistem yang dibuat tentunya memiliki maksud tertentu. Sistem dibuat untuk mencapai

suatu tujuan (goal) dan sasaran (objective). Tujuan (goal) meliputi ruang lingkup yang luas.

Sedangkan Sasaran (objektives) meliputi ruang lingkup yang sempai, jadi lebih dikenai pada sub-sistemnya. Jadi perbedaan tujuan dan sasaran terletak pada ruang lingkupnya.

Tiga tujuan utama yang berhubungan dengan Sistem Informasi dalam perusahaan adalah :

untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen
untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen
untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan

Syarat-syarat Sistem :

Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan suatu tujuan
Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan
Adanya hubungan diantara elemen sistem.

KARAKTERISTIK SISTEM

Karakteristik atau ciri-ciri sistem yaitu :

Komponen sistem (Componens)

Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi dan bekerja sama membentuk satu kesatuan.

Batasan sistem (Boundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Dengan batasan ini, sistem dipandang sebagai satu kesatuan.

Lingkungan luar sistem (Environtment)

Yaitu bentuk apapun yang berada di luar ruang lingkup yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar dapat menguntungkan dan dapat juga merugikan.

Penghubung sistem (Interface)

Yaitu sebagai media yang menghubungkan sistem dengan sub sistem. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari suatu sub sistem ke sub sistem lain. Keluaran sub sistem akan menjadi masukan bagi sub sistem lainnya.

Masukan sistem (Input)

Yaitu energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yg dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan signal (signal input)

Contoh : dalam unit komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer dan data adalah signal input yang alan diolah menjadi informasi.

Keluaran sistem (Output)

Yaitu hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.

Keluaran ini merupakan masukan bagi bagi sub sistem yang lain. Contoh : sebuah sistem informasi, yang menjadi keluaran adalah informasi, yang mana informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk hal-hal yang merupakan input bagi subsistem lain.

Pengolah sistem (Proses)

Yaitu proses yang mengubah masukan menjadi keluaran. Contoh : Sistem akuntansi, sistem ini mengolah data transaksi menjadi laporan2 yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.

Sasaran sistem (Objektive)

Suatu sistem harus mempunyai tujuan dan sasaran, kalau tidak maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil jika sudah mengenai tujuan dan sasaran yang telah direncanakan.

Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik

Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran

Tujuan umpan balik adalah untuk mengatur agarsistem berjalan sesuai dengan tujuan

Pada sistem informasi, umpan balik dapat diperoleh dari setiap pemakai

Program yang salah diperbaiki
Program disesuaikan dengan keluaran yang dikehendaki

Perkembangan teknologi yang semakin pesat memang memberi dampak yang cukup besar bagi umat manusia di segala bidang kehidupannya. Salah satunya adalah kemajuan sistem informasi yang biasa digunakan manusia dalam kehidupan sehari – hari. Salah satu bentuk atau bukti dari kemajuan sistem informasi adalah adanya sebuah database yang merupakan sumber informasi yang merujuk pada bidang tertentu.

Meskipun sudah melekat dalam kehidupan sehari – hari namun pada kenyataannya masih banyak orang yang belum memahami definisi sistem informasi itu sendiri. Hal itu sangatlah wajar karena istilah sistem informasi memang belum terlalu umum, apalagi bagi masyarakat awam.

DEFINISI SISTEM INFORMASI

Dalam istilah bahasa, sistem informasi terdiri dari sistem yang dapat diartikan sebagai kumpulan orang atau beberapa orang yang saling bekerja sama dan secara terstruktur untuk memenuhi tujuan – tujuan tertentu.

Sedangkan definisi dari informasi adalah suatu data yang diolah agar menjadi lebih berguna bagi orang lain serta lebih membantu dalam mengambil keputusan terhadap suatu masalah tertentu. Oleh karena itu dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem yang terdapat kumpulan informasi berdasarkan keterkaitan terhadap operasional suatu organisasi atau instansi dan digunakan untuk mengambil keputusan tertentu.

Secara terpisah, Pengertian Sistem adalah kumpulan orang yang saling bekerja sama dengan ketentuan-ketentuan aturan yang sistematis dan terstruktur untuk membentuk satu kesatuan melaksanakan suatu fungsi untuk mencapai tujuan. Sistem memiliki beberapa karakteristik atau sifat yang terdiri dari komponen sistem, batasan sistem, lingkungan luar sistem, penghubung sistem, masukan sistem, keluaran sistem, pengolahan sistem dan sasaran sistem. Sedangkan Pengertian Informasi adalah data yang diolah menjadi lebih berguna dan berarti bagi penerimanya dan untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan mengenai suatu keadaan.

FUNGSI SISTEM INFORMASI

Untuk meningkatkan aksesiblitas data yang ada secara efektif dan efisien kepada pengguna, tanpa dengan prantara sistem informasi.
Memperbaiki produktivitas aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem
Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
Mengidentifikasi kebutuhan mengenai keterampilan pendukung sistem informasi
Mengantisipasi dan memahami akan konsekuensi ekonomi
Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi
Mengembangkan proses perencanaan yang efektif

KOMPONEN SISTEM INFORMASI

komponen-komponen dari sistem informasi adalah sebagai berikut…

Komponen input adalah data yang masuk ke dalam sistem informasi
Komponen model adalah kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang memproses data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah di tentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
Komponen output adalah hasil informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
Komponen teknologi adalah alat dalam sistem informasi, teknologi digunakan dalam menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan output dan memantau pengendalian sistem.
Komponen basis data adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang tersimpan di dalam komputer dengan menggunakan software database.
Komponen kontrol adalah komponen yang mengendalikan gangguan terhadap sistem informasi.

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Sistem informasi mempunyai peranan yang sangat penting, semakin pesat perkembangan suatu perusahaan maka sistem informasinya juga mempunyai peranan yang semakin penting. Tuntutan keberadaan sistem informasi yang semakin baik adalah akibat adanya tuntutan perkembangan perusahaan, perkembangan teknologi, kebijakan pemerintah, perubahan prosedur serta tuntutan kebutuhan informasi.

Adapun pengertian pengembangan sistem informasi, adalah:

Kumpulan kegiatan para analisis sistem, perancang dan pemakai yang mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi
Tahapan kegiatan yang dilakukan selama pembangunan sistem informasi
Proses merencanakan, mengembangkan dan mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi dan menggunakan metode, teknik dan alat bantu pengembangan tertentu.

Pengembangan sistem merupakan tindakan mengubah, menggantikan, atau menyusun kembali sistem lama menjadi sistem yang baru baik secara sebagian maupun keseluruhan untuk memperbaiki sistem yang selama ini berjalan (yang telah ada).

Pengembangan SI perlu dilakukan, hal tersebut disebabkan oleh beberapa hal:

– Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama.

– Untuk meraih kesempatan-kesempatan

– Adanya instruksi dari pimpinan/ adanya peraturan pemerintah

Pengembangan sistem informasi dilakukan melalui beberapa tahap, dimana masing-masing langkah menghasilkan suatu yang lebih rinci dari tahap sebelumnya. Tahap awal dari pengembangan sistem umumnya dimulai dengan mendeskripsikan kebutuhan pengguna dari sisi pendekatan sistem rencana stratejik yang bersifat makro, diikuti dengan penjabaran rencana stratejik dan kebutuhan organisasi jangka menengah dan jangka panjang, lazimnya untuk periode 3(tiga) sampai 5 (lima) tahun.

PERLUNYA PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Sistem lama yang perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal :

Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :

Ketidakberesan sistem yang lama Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.
Pertumbuhan organisasi Kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.

Untuk meraih kesempatan-kesempatan Dalam keadaan persaingan pasar yang ketat, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatankesempatan dan peluang-peluang pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.
Adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintah Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksiinstruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah.

PRINSIP PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Prinsip-prinsip pengembangan sistem, adalah :

Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen
Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar Maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini :

Semua alternatif yang ada harus diinvestigasikan
Investasi yang terbaik harus bernilai

Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
Tahapan kerja dan tugas-tugas yang baru dilakukan dalam proses pengembangan sistem
Proses pengembangan sistem tidak harus urut
Jangan takut membatalkan proyek
Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem

SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Bila dalam operasi sistem yang sudah dikembangkan masih timbul permasalahan-permasalahan yang tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke proses yang pertama. Siklus ini disebut dengan Siklus Hidup suatu Sistem.

Siklus Hidup Pengembangan Sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh profesional dan pemakai sistem informasi untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi.

Siklus hidup pengembangan sistem informasi saat ini terbagi atas enam fase,

yaitu :